Sempre più aziende utilizzano software di Intelligenza Artificiale che, durante una riunione online, ascoltano ciò che viene detto, lo trasformano in testo e producono automaticamente un verbale della riunione. Il vantaggio è evidente: niente più appunti manuali, meno dimenticanze, più tempo per lavorare. Ma dietro questa comodità si nascondono obblighi legali che non possono essere ignorati.
Infatti, ogni volta che una videocall viene trascritta, la voce dei partecipanti viene registrata, inviata ai server del fornitore del software (a volte situati anche fuori dall’Unione Europea), elaborata dall’IA e infine conservata come testo. La voce è un dato che permette di identificare una persona: si tratta quindi, a tutti gli effetti, di un trattamento di dati personali, soggetto al GDPR (il Regolamento europeo sulla privacy) e, quando coinvolge i dipendenti, anche allo Statuto dei Lavoratori.
Ma se per clienti o fornitori esterni l’azienda può in genere basarsi sul proprio “legittimo interesse”, purché dimostri di aver bilanciato le proprie esigenze con i diritti delle persone coinvolte, con i dipendenti, invece, il discorso cambia. Infatti nel rapporto di lavoro esiste uno squilibrio di potere, per cui il consenso del lavoratore non è considerato realmente libero e quindi non basta a rendere legittima la trascrizione.
In primo luogo ogni partecipante deve ricevere una informativa chiara: che la riunione sarà trascritta, quale sistema di IA verrà usato, per quale scopo, per quanto tempo i dati saranno conservati e chi potrà consultarli. Un semplice avviso “la registrazione è iniziata” non basta.
Quando la trascrizione riguarda i dipendenti, poi, entra in gioco anche l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che vieta l’uso di strumenti di controllo a distanza dell’attività lavorativa senza un accordo con le rappresentanze sindacali oppure, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. Molte aziende pensano erroneamente che i software di trascrizione siano semplici “strumenti di lavoro” esclusi da questo obbligo: non è così in automatico, soprattutto se il software viene aggiunto come componente extra alle piattaforme di videoconferenza. Se questa procedura non viene rispettata, le trascrizioni raccolte potrebbero risultare inutilizzabili anche come prova in una eventuale controversia di lavoro.
Chi prende parte ad una videocall trascritta ha dunque dei diritti: può richiedere una copia della trascrizione che lo riguarda, può chiederne la cancellazione quando la legge lo consente ed esercitare il diritto di accesso previsto dal GDPR.
In un altro articolo (n.d.r. 20 agosto 2026) abbiamo parlato delle novità previste dal 2 agosto in tema di contenuti creati con l’IA ma, sempre da questa data sui sistemi definiti ad “alto rischio” ci rientrano anche gli strumenti usati per valutare le prestazioni o monitorare i lavoratori, categoria in cui può ricadere anche un software di trascrizione, se usato con queste finalità.
Riepilogando, quindi, la trascrizione automatica delle videocall non è vietata, ma non è neanche uno strumento “neutro” da installare senza pensarci. Prima di attivarla, un’azienda dovrebbe: informare in modo completo tutti i partecipanti, individuare la base giuridica corretta per il trattamento dei dati, verificare se serve l’accordo sindacale, firmare un contratto con il fornitore del software che disciplini l’uso dei dati, controllare dove vengono conservati i dati e per quanto tempo e, da ultimo, valutare se serve un’analisi di impatto sulla privacy. Per i lavoratori conoscere questi obblighi significa poter chiedere chiarezza su come e perché la propria voce viene registrata e utilizzata.
Alessio Storace